LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL
Établi par l’employeur, dès l’embauche de votre 1er salarié. Ce registre peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE). Il est tenu à la disposition de l’inspection du travail et des membres du CSE.
Il permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
Toute infraction est punie d’une sanction pénale. Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile.
Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.
Les informations doivent être inscrites dans l’ordre d’embauche.
Les mentions obligatoires concernant les salariés :
- Nom et prénoms
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou sinon date de la demande d’autorisation
- Pour les travailleurs étrangers pour lesquels un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée est requis, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
- Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »
- Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs », dénomination et adresse de ce dernier
- Pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »
- Pour les jeunes travailleurs en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
Les cas particuliers
Les noms et prénoms des stagiaires et des personnes volontaires en service civique au sens de l’article L. 120-1 du code du service national accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Informations concernant les stagiaires
Les stagiaires doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.
Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont les suivantes :
- Nom et prénoms
- Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
- Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire
Personnes volontaire en service civique
Les volontaires en service civique doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.
Les mentions obligatoires concernant les personnes volontaire en service civique sont les suivantes :
- Nom et prénoms
Documents annexés au registre
Salariés détachés par une entreprise étrangère
Pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement doit être annexée au registre de l’entreprise qui accueille les salariés détachés.
Salariés étrangers
Une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre.
Elle est tenue à la disposition et rendue accessible à l’inspection du travail et des membres du CSE: CSE : Comité social et économique ainsi qu’aux agents de contrôle des Urssaf: Urssaf : Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales.
Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y travaillent.